Comprendre la facturation électronique

Aux côtés des entreprises au quotidien, l’expert-comptable FIVALEC est le mieux placé pour identifier leurs forces et leurs faiblesses. Nous vous proposons donc d’établir un audit de mise en place de la facturation électronique.Il est en effet primordial de connaître le degré de digitalisation de votre entreprise, de faire un état des lieux exhaustif et de cartographier l’existant : outils utilisés, niveau de connaissance concernant l’obligation de facture électronique, ressources affectées, organisation actuelle, contraintes internes…

• Une fois la réglementation comprise, il faut en effet important de réaliser un diagnostic de l'existant pour identifier les points forts et les points faibles du système de facturation actuel, les besoins et les attentes des utilisateurs, les contraintes techniques internes et réglementaires….
• Nous analysons vos processus comptables existants, les systèmes de gestion utilisés et les flux de travail internes pour définir les travaux à mener, les échelonner, les répartir 
• Nous faisons une cartographie des flux : de facturations internes et externes, internationaux ou nationaux, de process ou de résultats, avec des professionnels ou des particuliers ou des personnes publiques. 
• Nous identifions votre ecosystème concerné : votre service comptable et financier,  les comptables clients et/ou fournisseurs, la DSI, la direction de la facturation, les responsables achats, les référents métiers… ainsi que les clients, fournisseurs, partenaires et sous-traitants. 
• Enfin, nous intégrons dans votre processus le recours obligatoire aux statuts. Désormais, les factures électroniques seront associées à un statut : déposée, rejetée, refusée, encaissée. Il faut donc les intégrer à votre système (informatique, mais aussi humain). 

Pourquoi analyser l’existant ? 

Regarder ce qui se passe au sein de votre entreprise permet à la fois de : 

• Dresser une typologie de factures et donc, d’e-invoicing et d’e-reporting 
• Connaître le processus interne en détail notamment sur les sujets de factures (biens, services ou mixtes) 
• Recetter vos cas d'usage auto-facturation, acomptes, gestion des notes de débit… 
• Comprendre les flux de factures et distinguer ceux qui seront concernés par l’e-invoicing et ceux communiqués à l’administration fiscale via de l’e-reporting

Une fois ce diagnostic réalisé et analysé, il sera possible de déterminer les actions à mettre en œuvre et la solution la mieux adaptée pour une mise en place simple et efficace de la facture électronique.

Pour passer à la facturation électronique, les entreprises doivent choisir une plateforme d'échange certifiée et unifiée, c'est-à-dire qui contrôle la validité des factures en ce qui concerne la fiscalité, regroupe les informations fiscales afin de les envoyer à la DGFIP, identifie la plateforme du destinataire, transmet la facture une fois celle-ci validée et informe chaque partie de l'achèvement des opérations. 

Cette plateforme de dématérialisation est capable de générer, d'envoyer et de recevoir des factures structurées.Il existe de nombreuses options disponibles sur le marché, allant des logiciels de facturation électronique autonomes aux systèmes intégrés de gestion de documents, de gestion commerciale et comptable, de gestion des stocks et de la trésorerie. Il est important de choisir une solution qui réponde aux exigences légales tout en s’intégrant harmonieusement aux systèmes et processus existants de l’entreprise

Quel que soit votre processus digital, vous recevrez des factures dématérialisées dès l’entrée en vigueur de la réforme. La loi sur la facture électronique vous impose d’utiliser le Portail Public de Facturation (PPF) pour l’émission et la réception de vos données. En complément, vous êtes libres de vous équiper d’un outil digital agréé qui vous facilite le travail : la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Vous pouvez aussi opter pour un Opérateur de Dématérialisation (OD, non immatriculé auprès de l’État).

 Le Portail Public de Facturation (PPF) offrira des services minimums, mais d'autres acteurs comme les Opérateurs de Dématérialisation (OD) ou les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) offrent des services de dématérialisation et d'automatisation complémentaires.

Plusieurs critères sont à prendre en compte pour choisir la plateforme la plus adaptée à vos besoins :

• La compatibilité avec les standards socles UBL, CII, Factur-X et le Portail Public de Facturation (PPF), la gestion des statuts, les obligations de e-reporting …
• La sécurité des données et des transactions. La solution doit garantir la confidentialité, l'authenticité et l'intégration des données échangées. Elle doit également assurer la sauvegarde et la restauration des données en cas de problème technique ou d'incident.
• La simplicité d'utilisation et d'intégration. La plateforme doit être facile à prendre en main et à paramétrer. Elle doit également s'intégrer avec les autres outils de gestion de l'entreprise (comptabilité, CRM, ERP..) pour automatiser au maximum l'ensemble du processus comptable.
• La flexibilité de la solution. Elle doit pouvoir s'adapter aux spécificités de chaque entreprise (secteur d'activité, taille, volume de factures...). Elle doit également offrir des fonctionnalités complémentaires, notamment la gestion des devis, des relances, des avoirs…

Prescripteur dans le choix du prestataire PDP de nos clients, nous étudions pour eux les différents prestataires existants, les conseillons sur le choix d’un prestataire agile , capable de stocker et exploiter cet afflux de données et d’en maîtriser parfaitement le fonctionnement afin de pouvoir accompagner nos clients dans sa prise en main.Le coût de la plateforme peut varier selon les fonctionnalités offertes, la prise en compte des formats. Nous comparons donc les offres du marché pour vous proposer celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

Le choix de la plateforme est crucial et nous prendrons en compte, sa conformité aux exigences réglementaires, sa compatibilité avec vos outils existants, sa richesse fonctionnelle et les services additionnels proposés.

La mise en place de la facturation électronique implique un changement organisationnel et culturel au sein de l'entreprise.Cette mission nécessite un temps de formation pour aider les chefs d’entreprise et les collaborateurs concernés à décrypter l’obligation et comprendre le changement qui va les impacter et les bénéfices à en tirer : diminution des coûts et des tâches administratives, fluidification des échanges, meilleure gestion des factures, optimisation du pilotage de la trésorerie grâce à la réduction des délais de règlement…Il ne s’agit pas seulement de se conformer à la réglementation, mais bien de gagner en productivité et avoir un meilleur suivi des flux de facturation.

Nous proposons de vous accompagner pour :

• Rassurer et impliquer vos collaborateurs : La facturation électronique apportera de réels avantages à vos collaborateurs qui verront diminuer considérablement leurs tâches administratives quotidiennes : moins de saisie, moins de relances pour les pièces comptables manquantes… Il faut faire preuve de pédagogie pour leur expliquer les évolutions, les impacts positifs sur leur métier : abandon des tâches chronophages et montée en compétence sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et pour faciliter leur adhésion, nos experts accompagnent vos collaborateurs dans cette transition et les former aux nouveaux outils et processus. 
• Créer une équipe — et son pilote — responsable du pilotage du projet, qui assurera la coordination entre les différents acteurs internes (direction, service comptable, service commercial, service informatique) et externes (fournisseur du logiciel, administration fiscale, clients, fournisseurs…).
• Définir la feuille de route fixant les étapes clés du projet, les délais à respecter et les indicateurs de suivi.
• Élaborer le plan de communication pour informer et sensibiliser les collaborateurs sur les enjeux, les bénéfices et les modalités de la facturation électronique et informer également les clients et les fournisseurs du changement.
• Organiser des sessions de formation pour former les utilisateurs au logiciel de facturation et aux nouvelles procédures et leur en ssurer la meilleure utilisation. Il faut également prévoir un accompagnement personnalisé et un support technique en cas de difficulté.

Nous vous proposons de vous accompagner pour :

• Mettre en place les infrastructures et les systèmes nécessaires

Une fois la solution choisie, nous vous assistons sur la mise en place des infrastructures et des systèmes nécessaires pour prendre en charge la facturation électronique. Ce qui peut impliquer la configuration de serveurs sécurisés, l’installation de logiciels spécifiques, la formation du personnel sur l’utilisation de la solution et la mise en place de mesures de sécurité pour protéger les données sensibles. Notre objectif est de garantir que votre entreprise dispose des ressources techniques et humaines nécessaires pour gérer efficacement la facturation électronique.

• Communiquer avec les partenaires commerciaux de l’entreprise

Le passage à la facturation électronique doit se réaliser suite à un accord commun avec ses clients ou fournisseurs. Information des partenaires commerciaux de la transition vers la facturation électronique et de la plateforme facilitant ainsi la mise à jour de leurs process internes afin de recevoir et de traiter les facturesélectroniques de votre entreprise. Mise en place d’une communication régulière pour résoudre d’éventuels problèmes 

• Adapter les process internes

La transition vers la facture électronique peut nécessiter des ajustements des processus internes de l’entreprise. Il est essentiel de revoir et de modifier les flux de travail existants pour intégrer la facturation électronique de manière efficace. Cela peut inclure la définition de nouveaux protocoles pour la création, la validation, l’envoi et le suivi des factures électroniques.